Você sabe quais são os conceitos e diferenças entre nota fiscal cancelada e inutilizada?
Se a resposta for não, leia até o final e fique por dentro...
Cancelar ou inutilizar uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um processo simples, mas é preciso entender seus meios de cancelamento ou inutilização e ainda qual é a diferença entre os processos.
O QUE É UMA NOTA FISCAL CANCELADA?
Em exemplo simples, foi emitida uma NF-e e, pouco antes de enviar a mercadoria, constatou-se que o nome do cliente ou produto estava incorreto.
O documento não pode ser alterado após a autorização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ), pois isso invalida a assinatura digital. Então, o que fazer? Você pode cancelá-lo.
A NF-e pode ser cancelada desde que esteja autorizada na SEFAZ (Protocolo de “Autorização de Uso”) e respeitado o prazo de até 24 horas após a emissão.
Além disso, não pode ter ocorrido o fato gerador, ou seja, a mercadoria não pode ter entrado em circulação e o recebedor não pode ter efetuado a confirmação da operação.
Após o prazo regulamentar de 24 horas da autorização de uso da NF-e, os Pedidos de Cancelamento de NF-e transmitidos à Secretaria da Fazenda serão recebidos via sistema até 480 horas da Autorização de Uso da NF-e, porém neste segundo caso o emitente fica sujeito à penalidade prevista no item z1, Inciso IV do Art. 527 do RICMS/SP.
O QUE É NOTA FISCAL INUTILIZADA?
Durante a emissão da NF-e, é possível que ocorra uma quebra na sequência de numeração.
Por exemplo, as notas fiscais número 200 e 210 foram emitidas, mas a faixa da numeração de 201 a 209, por algum problema técnico, não foi utilizada antes da emissão da nota fiscal número 210.
A inutilização do número de uma NF-e tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte das irregularidades de quebra de sequência de numeração, podendo o Fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados.
Lembrando que só é possível inutilizar a numeração que não foi utilizada em nenhuma NF-e (seja ela autorizada, cancelada ou denegada).
AS NOTAS QUE FORAM CANCELADAS PRECISAM SER INUTILIZADAS?
Não. Nenhuma NF-e cancelada pode ter seu número inutilizado. Cada número poderá ser encontrado em apenas uma dessas situações:
a. Ter sido utilizado por uma NF-e autorizada, cancelada ou denegada;
b. Ter sido inutilizado;
c. Ou ainda, não ter sido utilizado pela empresa em nenhuma dessas situações.
Assim, se o número estiver presente em uma nota fiscal, seja autorizada, cancelada ou denegada, não poderá mais ser inutilizado.
QUAL O PRAZO PARA INUTILIZAR UMA NFE?
O contribuinte deverá solicitar a inutilização até o décimo dia do mês subsequente. Mas, o pedido de inutilização será aceito pela SEFAZ mesmo após o prazo, neste caso, o contribuinte ficara sujeito à penalidade descrita no item z2, Inciso IV do Art. 527 do RICMS/SP.
Tanto a inutilização como o cancelamento da nota fiscal, pode ser realizado por meio de software próprio ou via um emissor gratuito disponibilizado pela SEBRAE.
Comente aqui em baixo se você já precisou cancelar ou inutilizar uma nota fiscal e ficou inseguro de achar que está correndo algum risco fiscal.
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Já inutilizei e pior, fora do prazo!